Ділове спілкування неможливо уявити без ведення переписки, так як особиста зустріч для вирішення питань співробітництва не завжди можлива. Більшість насущних проблем ділова кореспонденція

Ділове спілкування неможливо уявити без ведення переписки, так як особиста зустріч для вирішення питань співробітництва не завжди можлива. Більшість насущних проблем ділова кореспонденція допомагає вирішити в короткі терміни, але недотримання правил етикету або алогічне побудова листи можуть нашкодити партнерським відносинам або відштовхнути потенційного клієнта. Як і в офіційних переговорах, тут існують певні правила: оформлення листа і стиль спілкування.

Загальні правила ведення ділової переписки

1. До складання листа визначитеся з його характеристиками:

тип письма (супровідний, гарантійне, замовлення, нагадування, повідомлення, і т. д .; презентаційний лист або передбачає відповідь);

ступінь доступності для адресата (чи зможете ви викласти всі необхідні моменти в одному листі або знадобиться другий, що уточнює);

терміновість доставки (якщо лист термінове, краще облямувати його рекомендованим або по електронній пошті).

2. Оформляйте лист за існуючими шаблонами, виходячи з його типу, а так само спирайтеся на ГОСТ Р 6.30-2003. «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

3. Будь-яке ділове лист має таку загальну структуру:

• найменування організації-відправника;
• дата написання;
• адреса одержувача, вказівку конкретного кореспондента;
• вступне звернення;
• вказівка ​​на тему і мету листи;
• Основний текст;
• висновок (формула ввічливості);
• підпис відправника;
• вказівка ​​на додаток і розсилку копій (якщо такі є).

4. При підготовці ділового листа використовуйте текстовий редактор Microsoft Word:

використовуйте гарнітуру Times New Roman, кегль 12-14 п., міжрядковий інтервал - 1-2 п .;

номера сторінок листа проставляйте внизу з правого боку;

при друку тексту на папері формату А4 використовуйте 1,5-2 міжрядкових інтервалу, формату А5 і менш - один міжрядковий інтервал. Реквізити завжди набираються через один міжрядковий інтервал.

5. Якщо ви виступаєте від імені організації і збираєтеся відправляти лист в друкованому вигляді, обов'язково використовуйте фірмовий бланк, так як його наявність буде візитною карткою вашої компанії. Поставтеся до оформлення офіційного бланка з особливою ретельністю, це вміння повинно бути обов'язковим для будь-якого офісного співробітника.

6. При міжнародній листуванні лист повинен бути складений на мові адресата або англійською (як найбільш поширеним в ділових відносинах).

7. Дотримуйтеся коректного, ділового тону. Починайте лист з обігу, яке в залежності від ступеня вашої близькості з кореспондентом може починатися як зі слів «Шановний + П. І. Б.», так і «Дорогий + П.І.Б.». Запам'ятайте, слова в зверненні або у вказівці адресата ні в якому разі не можна скорочувати (наприклад, «шановний» як «ув.» Або «начальнику відділу» як «поч. Отдела») - такі правила ділового етикету. Завжди закінчуйте лист словами подяки за співпрацю. Перед підписом повинна бути фраза «З повагою, ...» або «Щиро Ваш, ...». Звернення на «ти» в офіційному листуванні неприпустимо, навіть якщо ви підтримуєте з кореспондентом дружні стосунки.

8. Ретельно підбирайте лексику, уникайте неточностей і двозначних фраз, зайвого вживання професіоналізмів. Лист повинен бути зрозумілим.

9. Розділіть зміст листа на смислові абзаци, щоб воно не було громіздким і складним для сприйняття адресатом. Слідуйте правилу: перший і останній абзаци повинні містити не більше чотирьох друкованих рядків, а інші - не більше восьми.

10. Відповідайте на ділові листи згідно з прийнятим етикету: на письмовий запит - протягом 10 днів після отримання; на листи, відправлені факсом або електронною поштою, - протягом 48 годин без урахування вихідних.

Внутрішньоорганізаційна ділове листування

Ділове листування між співробітниками компанії відрізняється більшою спрощеністю в порівнянні з кореспонденцією, що відправляється сторонньої організації.

Зміст подібного листування може бути різним, але воно так само має відповідати конкретним правилам:

• бути лаконічним;
• носити діловий характер;
• в листі обов'язково вказується дата;
• в кінці листа присутній формула ввічливості і підпис.

Прикладом внутрішньоорганізаційні ділового листування може бути лист-привітання від імені керівника або колективу, адресований ювіляру або співробітнику, який отримав підвищення.

При письмовому обговоренні проектів зазвичай використовуються лише деякі обов'язкові елементи ділового листа - значення теми, звернення, короткий виклад суті питання і формула ввічливості з друкованої підписом.

Пам'ятайте, що форму листа і необхідний шаблон потрібно вибирати виходячи з рівня ділової переписки та типу інформації, яку ви хочете надати адресату.

джерело